Verplichte bezoekersregistratie: hoe pak je dit aan?

De eerste indruk is essentieel. Een bezoeker moet merken dat hij of zij verwacht wordt, om zich op die manier welkom te voelen. De Arbowet stelt dat bezoekersregistratie verplicht is. Dit is nodig om bij een calamiteit of ongeval het pand goed te kunnen ontruimen. Een bezoekersregistratiesysteem is dus wel van belang. Zo kan je het op een goede manier invullen en organiseren als ondernemer.

Moeilijker dan het lijkt

Het lijkt heel gemakkelijk om de bezoekersregistratie op orde te hebben. Een receptionist noteert alle gegevens van de persoon en je bent klaar. De gastheer of -vrouw van de bezoeker komt deze ophalen en alles lijkt op orde. Dit is echter minder gemakkelijk dan het lijkt, want er komt veel werk bij kijken. Bovendien moet de receptionist dan dus de gehele dag beschikbaar zijn. 

Een digitale aanpak

Wanneer je voor een digitale aanpak kiest, dan kan je natuurlijk een tekstverwerker, spreadsheet of eventueel een agenda in bijvoorbeeld Outlook gebruiken. Dit maakt het allemaal wat duidelijker en overzichtelijker. Je kan heel gemakkelijk zoeken in digitale documenten. Daarnaast kan je sneller werken. Dit kan dus ook een reden zijn om het zo aan te pakken. Je kan echter nog veel verder gaan.

Werken met een FMIS

Je kan ook werken met een FMIS. Dit is een facilitair management informatie systeem. Daar zit een module voor bezoekersregistratie in. Zo kan je simpel alles bijhouden en ook met een druk op de knop rapportages uitdraaien. De gegevens zitten in een database. Dit maakt filteren op de gewenste eigenschappen ook een stuk gemakkelijker. Wanneer je dit ook nog eens koppelt aan andere diensten, zoals bijvoorbeeld het reserveren van ruimtes of catering, dan wordt het gebruik nog aantrekkelijker. De aanschafkosten zijn laag te houden en de implementatie is heel simpel.

Andere soorten mogelijkheden

Er zijn ook andere soorten mogelijkheden. Zo kan je bijvoorbeeld met een webcam een foto maken van de bezoeker en deze op de toegangspas plaatsen. Dit is natuurlijk wel optioneel, want het kan wat veel zijn. Natuurlijk zijn er ook opties voor zelfbediening. Met een tablet of display kan je dan de bezoeker zich laten aanmelden. Dit maakt wel dat er wat minder persoonlijk contact is bij binnenkomst. Het is wel wat voordeliger. Het is dus wel een afweging die je voor jezelf als ondernemer moet maken. Je kan op beide manieren een bepaalde mate van voordeel eruit halen voor de registratie.