Hoe kennisbeheertools je bedrijf kunnen stroomlijnen

Als je ooit urenlang hebt gezocht in documenten, e-mails en andere vormen van gegevens om de informatie te vinden die je nodig hebt, dan weet je hoe tijdrovend dat kan zijn. Dat is waar knowledge management tools om de hoek komen kijken. Met deze tools kunnen bedrijven snel de informatie vinden en opvragen wanneer ze die nodig hebben, zodat ze georganiseerd blijven en hun productiviteit verhogen. Laten we eens nader bekijken hoe kennisbeheertools werken en waarom ze zo waardevol zijn.

Wat is kennisbeheer?

Kennisbeheer (KM) is een systeem dat bedrijven gebruiken om hun gegevens op een toegankelijke manier te organiseren en op te slaan. Dit omvat alles van contactgegevens van klanten en productspecificaties tot verkooprapporten en marketingmateriaal. Door al deze informatie veilig op één plaats op te slaan, kunnen bedrijven hun gegevens gemakkelijk georganiseerd houden zonder in te boeten aan veiligheid of privacy. KM-systemen maken het ook gemakkelijk om bestanden te delen met collega’s of externe partners, en om op elk moment vanaf elk apparaat toegang te krijgen tot bestanden.

Waarom kennismanagement tools gebruiken?

KM tools zijn steeds belangrijker geworden nu bedrijven zijn overgestapt van papieren archiefsystemen naar digitale documentopslagsystemen. Met KM tools kunnen bedrijven hun activiteiten stroomlijnen door snel de gegevens te vinden die ze nodig hebben wanneer ze die nodig hebben – zonder tijd te verspillen aan het doorzoeken van stapels papier of eindeloze inboxen. De mogelijkheid om grote hoeveelheden gegevens op te slaan in een veilige omgeving betekent ook dat bedrijven hun gevoelige informatie veilig kunnen bewaren zonder zich zorgen te maken over onbevoegde toegang. Bovendien maken KM tools het gemakkelijker voor teams om samen te werken aan projecten door een eenvoudige manier te bieden waarop alle betrokkenen tegelijkertijd toegang hebben tot dezelfde bestanden.

Hoe kies je de juiste kennismanagementtool?

Bij het kiezen van een kennismanagementtool voor je bedrijf is het belangrijk om er een te kiezen die past bij je specifieke behoeften en budget. Enkele populaire opties zijn Microsoft 365 (voorheen bekend als Office 365), Dropbox Business, Box Enterprise, SharePoint Online, Google Drive Enterprise Edition, en Asana Business Enterprise plannen. Het is ook belangrijk om te overwegen welke functies het nuttigst zullen zijn voor je bedrijf – als je bijvoorbeeld meerdere teams hebt die samenwerken aan verschillende projecten, dan wil je misschien een tool waarmee gebruikers gemakkelijk documenten kunnen delen en samenwerken aan projecten.

Kennismanagement tools zijn van onschatbare waarde voor bedrijven van elke omvang die hun activiteiten willen stroomlijnen en tegelijkertijd hun gevoelige gegevens veilig willen houden. Van het efficiënter laten samenwerken van teams aan projecten tot het zorgen dat alle benodigde bestanden gemakkelijk toegankelijk zijn wanneer ze nodig zijn – deze tools bieden tal van voordelen die het overwegen waard maken voor de behoeften van je bedrijf!

Bron: IrisECM